Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 1 augustus 2026

1. Wie is verantwoordelijk?

Instalawi is de verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die via deze website, per e-mail, telefonisch, via WhatsApp of tijdens de uitvoering van een opdracht worden ontvangen.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contact of opdracht kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• naam, adres, postcode en woonplaats;
• telefoonnummer en e-mailadres;
• informatie over het pand, de werkzaamheden, planning en het indicatieve budget;
• foto’s, tekeningen, documenten en andere bestanden die u zelf meestuurt;
• offertes, opdrachtbevestigingen, facturen, betalingen en correspondentie;
• projectnotities, afspraken, voortgang en opleverinformatie;
• technische gegevens die nodig zijn voor beveiliging en beheer van de website.

3. Waarom en op welke grondslag?

• Voorbereiden of uitvoeren van een overeenkomst: voor het beoordelen van uw aanvraag, het opstellen van een offerte, het maken van afspraken en het uitvoeren van werkzaamheden.
• Wettelijke verplichting: onder meer voor facturen en onze fiscale administratie.
• Gerechtvaardigd belang: voor beveiliging, bedrijfsadministratie, het voorkomen van misbruik en het behandelen van een geschil. Daarbij wegen wij uw privacybelang mee.
• Toestemming: wanneer toestemming wettelijk nodig is. U mag die altijd intrekken; dit verandert niets aan eerdere rechtmatige verwerkingen.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor ongevraagde commerciële nieuwsbrieven en verkopen persoonsgegevens nooit.

4. Offerte- en contactformulieren

Via het offerteformulier kunt u projectgegevens en maximaal vijf bijlagen meesturen. Deze informatie komt in onze afgeschermde Webadmin-omgeving en wordt per e-mail aan Instalawi gemeld. U ontvangt een automatische ontvangstbevestiging. Stuur geen bijzondere of onnodige persoonsgegevens mee.

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen gegevens alleen wanneer dit nodig is voor de dienstverlening of wanneer de wet dit verplicht. Het kan gaan om onze hosting- en e-mailleverancier, boekhouder, leverancier, verzekeraar of een vakbekwame onderaannemer die bij uw project betrokken is. Zij ontvangen uitsluitend de noodzakelijke gegevens. Met verwerkers maken wij passende privacy- en beveiligingsafspraken.

Wij geven gegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij een passend wettelijk beschermingsmechanisme van toepassing is.

6. Hoe lang bewaren wij gegevens?

• Een losse contact- of offerteaanvraag zonder opdracht bewaren wij in beginsel maximaal 2 jaar na het laatste contact.
• Gegevens in onze bedrijfs- en projectadministratie bewaren wij in beginsel 7 jaar, of langer wanneer een wettelijke bewaarplicht of lopend geschil dit vereist.
• Bijlagen verwijderen wij zodra deze niet meer nodig zijn voor de aanvraag, opdracht, garantie, bewijspositie of wettelijke administratie.
• Beveiligings- en systeemlogboeken bewaren wij zo kort mogelijk.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, onbevoegde toegang en misbruik. De beheeromgeving is afgeschermd en toegang is beperkt tot personen die deze nodig hebben. Geen methode is volledig risicoloos; meld een vermoeden van misbruik daarom direct via ons e-mailadres.

8. Uw privacyrechten

U kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw gegevens. Ook kunt u bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en toestemming intrekken. Mail uw verzoek naar info@instalawi.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen, maar vragen u geen onnodige kopie van een identiteitsbewijs te sturen.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Sommige gegevens mogen of moeten wij bewaren vanwege een wettelijke verplichting of juridisch geschil.

9. Klachten

Neem bij een klacht eerst contact met ons op. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

Wij kunnen dit beleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, website of wetgeving verandert. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina.